Freigabe-Workflows verwalten

Hinweis

Sie benötigen Administratorenrechte in Ihrem Signavio Process Manager Arbeitsbereich, um Freigabe-Workflows (de)aktivieren und verwalten zu können. In der Software as a Service-Edition (SaaS) ist es zudem notwendig, dass Sie der Administrator sind.

Der Signavio Process Manager ermöglicht es Ihnen, Freigabe-Workflows für das Veröffentlichen von Diagrammen zu erstellen und zu verwalten. Freigabe-Workflows erzwingen, dass eine Liste von Personen die Veröffentlichung eines Diagrams in einer bestimmten Reihenfolge genehmigen. Auf diese Weise kann Ihre Organisation die Qualität aller Diagramme sicherstellen, die im Collaboration Hub veröffentlicht sind.

Um Freigabe-Workflows zu erstellen und auszuführen, ist der Signavio Process Manager mit Signavio Workflow Accelerator verbunden. Sie benötigen zusätzlich zu Ihren Signavio Process Manager-Lizenzen auch Lizenzen für Signavio Workflow Accelerator, um Freigabe-Workflows zu verwalten und auszuführen.

Öffnen Sie den Explorer und gehen Sie auf Setup - Freigabe-Workflows verwalten, um Freigabe-Workflows zu aktivieren oder zu verwalten:

Verwalten Sie Ihre Freigabe-Workflows.

Verwalten Sie Ihre Freigabe-Workflows.

Freigabe-Workflows aktivieren

Falls Sie die Freigabe-Workflow-Funktion noch nicht aktiviert haben, öffnet sich ein Dialog. Um die Aktivierung zu starten, klicken Sie auf die Auswahlbox und dann auf Aktivieren:

Aktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Aktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Betätigen Sie nun die Weiter - Schaltfläche, um die Aktivierung abzuschließen:

Die Freigabe-Workflow-Funktion wurde erfolgreich aktiviert.

Sie können nun Ihre Freigabe-Workflows verwalten.

Die Freigabe-Workflow-Funktion konfigurieren

Hinweis

Es ist sinnvoll, die Nutzerrechte zum Veröffentlichen von Diagrammen im Collaboration Hub einzuschränken, um die Freigabe-Workflow-Funktion sinnvoll einzusetzen. Lesen Sie mehr über das Verwalten von Zugriffsrechten im Kapitel Zugriffsrechte verwalten.

Sobald Sie die Freigabe-Workflow-Funktion aktiviert haben, öffnet sich über Setup - Freigabe-Workflows verwalten im Explorer der folgende Konfigurationsdialog:

der Freigabe-Workflow-Konfigurationsdialog

Der Freigabe-Workflow-Konfigurationsdialog

Der Dialog beinhaltet die folgenden Funktionen:

  • Öffnen des Signavio Workflow Accelerator Arbeitsbereichs: Klicken Sie auf Arbeitsbereich in Workflow Accelerator öffnen, um zu Ihrem Workflow Accelerator Arbeitsbereich weitergeleitet zu werden, wobei der Login automatisch erfolgt.

  • Liste aller Freigabe-Workflows

    Unter Freigabe-Workflows sind alle Freigabe-Workflows gelistet, die in Ihrem Arbeitsbereich existieren. Öffnen Sie den gewünschten Freigabe-Workflow mit einem Klick auf den entsprechenden Link.

  • Deaktivierung der Freigabe-Workflow-Funktion

    Klicken Sie auf Deaktivieren, um die Freigabe-Workflow-Funktion abzuschalten.

  • Synchronisation von Signavio Process Manager-Nutzern mit Signavio Workflow Accelerator

    Wenn neue Nutzer in Signavio Process Manager angelegt wurden, ist es sinnvoll, Signavio Process Manager mit Signavio Workflow Accelerator zu synchronisieren, damit die neuen Nutzer in Freigabe-Workflows referenziert werden können. Klicken Sie auf Nutzer jetzt synchronisieren, um Signavio Workflow Accelerator Accounts für alle neuen Nutzer zu erstellen:

    Synchronisieren Sie die Nutzeraccounts.

    Synchronisieren Sie die Nutzeraccounts.

    Bestätigen Sie nun die Synchronisation:

    Bestätigen Sie den Synchronisationsvorgang.

    Bestätigen Sie den Synchronisationsvorgang.

    Wichtig

    Falls Signavio Workflow Accelerator von Ihrer Organisation lediglich zur Verwaltung der Freigabe-Workflows verwendet wird, werden Nutzer die Sie im Signavio Process Manager löschen durch eine Synchronisation auch in Signavio Workflow Accelerator gelöscht.

  • Synchronisieren Sie die Konfiguration nach Signavio Workflow Accelerator

Sie müssen nur auf diese Schaltfläche klicken, wenn bei der Konfiguration zwischen Ihren Signavio Process Manager- und Signavio Workflow Accelerator-Arbeitsbereichen Probleme auftreten - wenn beispielsweise die Mandanten-ID in Signavio Workflow Accelerator fehlt. In der Regel aktualisiert sich die Konfiguration automatisch, wenn Änderungen vorgenommen werden. Wenn Sie die Konfiguration jedoch manuell festlegen müssen, klicken Sie auf Konfiguration jetzt synchronisieren, um eine Synchronisation mit Signavio Workflow Accelerator für alle Diagrammstatus, Prozessmanager-URLs und die Prozessmanager-Mandanten-ID auszulösen.

Es wird ein Dialog angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, die Synchronisierung zu bestätigen:

Bestätigen Sie die Synchronisierung.

Bestätigen Sie die Synchronisierung.

Berechtigungen für Freigabe-Workflow

Falls die Option Workflow-Zugriffsberechtigungen nutzen aktiviert ist, werden die Berechtigungen, die in Signavio Workflow Accelerator gesetzt wurden, für Freigabe-Workflows berücksichtigt.

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Kontrollkästchen ‘Workflow-Zugriffsberechtigungen nutzen’

Berechtigungen “Prozess starten” und “Prozess sehen”

Wenn ein Freigabe-Workflow in Workflow Accelerator erstellt oder verändert wird, können Berechtigungen festgelegt werden, um einen Prozess starten oder sehen zu können.

Mehr Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie unter Zugriffskontrolle.

  • Falls ein Nutzer einen Freigabe-Workflow zwar sehen, aber nicht starten darf, wird dieser Workflow als inaktiv in der Drop-Down-Liste angezeigt. Versucht der Nutzer dennoch, den Freigabe-Workflow zu starten, erscheint eine Fehlermeldung.
  • Falls ein Nutzer einen Freigabe-Workflow nicht sehen darf, wird dieser Workflow nicht in der Drop-Down-Liste angezeigt.

Wichtig

Sobald Sie die Option Workflow-Zugriffsberechtigungen nutzen aktiviert haben, braucht jeder Nutzer zum Starten eines Freigabe-Workflows eine Lizenz für Workflow Accelerator. Versucht ein Nutzer ohne Lizenz einen Freigabe-Workflow zu starten, erscheint eine Fehlermeldung.

Diagrammzustände

Im Konfigurationsdialog können Sie zudem die Diagrammzustände, die durch Freigabe-Workflows gesetzt werden können, verwalten. Wechseln Sie dazu in das Diagrammzustände-Tab.

Die Tabelle im Diagrammzustände-Tab enthält die unterschiedlichen Zustände, in denen sich ein Diagramm befinden kann. Icon und Name des Zustandes werden im Signavio Explorer angezeigt, wenn sich ein Diagramm im entsprechenden Zustand befindet. Falls die Checkbox Veröffentlichen aktiviert ist, wird ein Diagramm, das in den entsprechenden Zustand überführt wird, automatisch im Collaboration Hub veröffentlicht. (Die Veröffentlichung setzt voraus, dass Ihr Arbeitsbereich über ein Collaboration Hub verfügt.)

Bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Status durch einen Klick auf das entsprechende Feld:

Bearbeiten Sie die Status, die ein Diagramm innerhalb der Freigabe-Workflows haben kann.

Bearbeiten Sie die Status, die ein Diagramm innerhalb der Freigabe-Workflows haben kann.

Hinweis

Die Freigabe erteilen-Spalte ist nur relevant, falls Sie Ablauffristen für Freigaben konfigurieren möchten.

Änderungen an der Zustandskonfiguration (auch das Erstellen und Löschen von Zuständen) werden automatisch in Signavio Workflow Accelerator übernommen und sind sofort in der Zustandsauswahl in Signavio Workflow Accelerator verfügbar.

Klicken Sie auf das +-Symbol, um einen neuen Status hinzuzufügen:

Betätigen Sie die Papierkorb-Schaltfläche, um einen Status zu löschen und bestätigen Sie den Vorgang:

Entfernen Sie einen Zustand.

Entfernen Sie einen Zustand.

Bestätigen Sie den Vorgang.

Bestätigen Sie den Vorgang.

Teilnehmer

Wechseln Sie in das Teilnehmer-Tab, um die Teilnehmerattribute zu konfigurieren.

Sie können Prozessteilnehmerrollen Diagrammattribute zuordnen. Das ermöglicht Ihnen, die Rollen und Nutzer von Prozessbeteiligten in Signavio Process Manager zu hinterlegen und diesen Rollen dann Tasks innerhalb von Signavio Workflow Accelerator Freigabe-Workflows zuzuordnen.

So ist beispielsweise im Standard-Freigabe-Workflow die Aufgabe business approval der Rolle Process Owner zugeordnet.

Dies bedeutet, dass die Aufgabe business approval in einer neuen Freigabe-Workflow-Instanz automatisch dem Process Owner des freizugebenden Prozesses zugeordnet wird.

Hier können Sie bestimmten Signavio Workflow Accelerator-Rollen Diagrammattribute zuordnen. Dazu müssen Sie entsprechende Attribute auf Diagrammebene im Signavio Process Manager erstellt haben. Lesen Sie mehr über das Erstellen von eigenen Attributen unter BPMN Attribute.

Ordnen Sie Attribute zu und speichern Sie die Konfiguration.

Ordnen Sie Attribute zu und speichern Sie die Konfiguration.

Wenn Sie nun ein BPMN-Diagramm erstellen oder bearbeiten, können Sie die Emailadressen der Prozessbeteiligten in den entsprechenden Attributen hinterlegen.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

Wichtig

Die entsprechenden Personen müssen mit genau diesen Emailadressen als Nutzer von Signavio Workflow Accelerator registriert sein.

Wenn Sie nun Freigabe-Workflows in Signavio Workflow Accelerator konfigurieren (siehe Freigabe-Workflows erstellen und bearbeiten), können Sie Rollen anstelle von konkreten Nutzern zuordnen und damit eine generische und einfachere Freigabe-Workflowverwaltung erzielen.

Freigabeablauffristen

Sie können in diesem Tab Ablauffristen für Diagrammfreigaben definieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Diagramme regelmäßig überprüft werden - zum Beispiel, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Öffnen Sie den 'Freigabeablauffristen'-Tab.

Öffnen Sie den ‘Freigabeablauffristen’-Tab.

Standardmäßig ist die Freigabeablauffrist auf Nie gesetzt.

  • Um eine statische Ablauffrist für alle Diagramme zu definieren, setzen Sie die Auswahlbox Bestimmung der Zeitspanne auf Statisch.

    Definieren Sie eine statische Freigabeablauffrist für alle Diagramme.

    Definieren Sie eine statische Freigabeablauffrist für alle Diagramme.

    Legen Sie nun die Ablauffrequenz über das Feld Anzahl an Monaten fest. In unserem Beispiel wird der Freigabe-Workflow nach zwölf Monaten erneut ausgelöst.

  • Um die Ablauffrist per Diagramm festzulegen, setzen Sie die Auswahlbox Bestimmung der Zeitspanne auf Diagrammattribut (Dezimalzahl). Wählen Sie nun das Attribut aus, über das Sie die Ablauffrist festlegen möchten. Lesen Sie mehr über das Erstellen von eigenen Attributen unter BPMN Attribute.

    Definieren Sie die Freigabeablauffrist über ein Attribut auf Diagrammebene.

    Definieren Sie die Freigabeablauffrist über ein Attribut auf Diagrammebene.

    Legen Sie nun den Standardwert der Ablauffrequenz über das Feld Monate, wenn Attribut nicht gesetzt fest. In unserem Beispiel wird der Freigabe-Workflow nach zwölf Monaten erneut ausgelöst, wenn das entsprechende Diagrammattribut keinen Wert enthält.

Wählen Sie anschließend den Freigabe-Workflow aus, der vom System nach Ablauf der Frist ausgelöst werden soll.

Um Ablaufdaten korrekt zu bestimmen, wechseln Sie in den Tab Diagrammzustände und aktivieren Sie für die Zustände, die als Freigabe behandelt werden sollen, die Auswahlbox Ablauffrist zurücksetzen.

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Diagrammzustände auswählen

Hinweis

Falls Sie Freigaben sowohl mit als auch ohne Ablauffrist erteilen möchten, können Sie einen Workflow erstellen, der nur Zustände setzt, die bei der Bestimmung der Ablauffrist nicht als freigegeben berücksichtigt werden. Erstellen Sie zum Beispiel die beiden Zustände Freigegeben (Ablauffrist) und Freigegeben (keine Ablauffrist). Aktivieren Sie die Checkbox Freigabe erteilen lediglich für den Zustand Freigegeben (Ablauffrist). Workflows, die diesen Zustand setzen, werden nach Ablauf der Frist neu ausgelöst, während Freigaben im Zustand Freigegeben (keine Ablauffrist) immer erhalten bleiben.

Erneute Freigaben

Um erneute Freigaben zu planen, legen Sie eine Ablauffrist im Tab Ablauffristen fest und setzen Sie zusätzlich im Tab Diagrammzustände mindestens einen der Zustände auf Freigabe erteilen.

Bestehende Freigaben

Bestehende Freigaben werden beeinflusst, wenn Sie die Konfiguration in den Tabs Ablauffristen und Diagrammzustände ändern.

Ablauffristen

Falls Sie die Ablauffrist ändern, wird das neue Ablaufdatum genutzt um die erneute Freigabe zu planen.

Beispiel: Wenn ein Diagramm vor zwei Monaten freigegeben wurde und Sie jetzt die Ablauffrist auf einen Monat ändern, wird umgehend der Workflow für die erneute Freigabe ausgelöst.

Diagrammzustände

Wenn Sie die Diagrammzustände ändern, die die Ablauffrist festlegen, hängen erneute Freigaben nur von den aktuell festgelegten Diagrammzuständen ab. Nicht länger ausgewählte Zustände werden auch für laufende Ablauffristen nicht mehr berücksichtigt. Für die ausgewählten Zustände wird das Datum des Erreichens des Zustands als Startdatum der Ablauffrist festgelegt.

Beispiel: Sie haben die beiden Diagrammzustände freigegeben und abgelehnt. Der Zustand freigegeben hat bisher die Ablauffrist gestartet, aber ab jetzt soll der Zustand abgelehnt dafür aktiviert werden. Sobald diese Änderung erfolgt ist, werden die Ablauffristen, die an freigegeben gebunden waren, nicht mehr berücksichtigt. Stattdessen beginnt die Frist (auch rückwirkend) zu dem Zeitpunkt, an dem das Diagramm auf den Zustand abgelehnt gesetzt worden ist. Das bedeutet, dass eine Änderung des Diagrammzustands nicht automatisch den Workflow für erneute Freigabe auslöst und dass die Ablauffrist für den neu gesetzten Zustand nicht die komplette eingestellte Ablauffrist sein muss.

Freigabe-Workflows erstellen und bearbeiten

Natürlich ist es möglich, den Beispiel-Workflow zu bearbeiten und neue Freigabe-Workflows zu erstellen.

Um einen Freigabe-Workflow zu erstellen oder zu verwalten, wählen Sie Setup - Freigabe-Workflows verwalten aus und klicken Sie auf Arbeitsbereich in Signavio Workflow Accelerator öffnen. Wählen Sie alternativ einen der Links zu bereits existierenden Workflows aus:

Open your Workflow Accelerator workspace...

Öffnen Sie Ihren Workflow Accelerator workspace...

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.

...or select an existing workflow.

...or select an existing workflow.

Falls Sie keinen spezifischen Workflow ausgewählt haben, werden Sie nun in Ihren Signavio Workflow Accelerator Arbeitsbereich weitergeleitet. Wechseln Sie zum Tab Prozesse, um Ihre Freigabe-Workflows einsehen zu können:

Im "Prozesse"-Tab erhalten Sie einen Überblick über in Signavio Workflow Accelerator verwaltete Prozesse.

Im “Prozesse”-Tab erhalten Sie einen Überblick über in Workflow Accelerator verwaltete Prozesse.

Wählen Sie nun einen bestehenden Workflow aus oder erstellen Sie mit einem Klick auf Neuer Prozess einen Neuen:

Wählen Sie einen bestehenden Prozess aus...

Wählen Sie einen bestehenden Prozess aus...

...oder erstellen Sie einen Neuen.

...oder erstellen Sie einen Neuen.

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass Sie einen neuen Freigabe-Workflow erstellen möchten, um Ihnen so alle Details der Workflow-Erstellung mit Signavio Workflow Accelerator zu vermitteln.

Geben Sie den Namen des Freigabe-Workflows ein und drücken Sie Enter:

Geben Sie einen Namen ein.

Geben Sie einen Namen ein.

Geben Sie einen Namen ein.

Auslöser für den Workflow festzulegen

Falls Sie eine eigenständige Signavio Workflow Accelerator-Lizenz besitzen, legen Sie Signavio Freigabe als Auslöser des Workflows fest.

Setzen Sie 'Signavio approval' als Auslöser.

Setzen Sie ‘Signavio approval’ als Auslöser.

Falls Sie Signavio Workflow Accelerator im Rahmen der Signavio Enterprise Edition verwenden, ist Signavio Freigabe als Auslöser für den Workflow automatisch festgelegt.

Aktionen erstellen

Wechseln Sie zum Aktionen-Tab:

Wechseln Sie zum 'Aktionen'-Tab.

Wechseln Sie zum ‘Aktionen’-Tab.

Hier können Sie Tasks (Aktionen) erstellen und diese miteinander verbinden. Klicken Sie die Start-Schaltfläche, um das erste Prozesselement zu erstellen:

Erstellen Sie ein Startereignis.

Erstellen Sie ein Startereignis.

Status ändern

Wählen Sie nun das Signavio-Auswahlmenü aus und klicken Sie auf Status des Diagramms ändern, um einen neuen Signavio Process Manager-Task zu erstellen:

Erstellen Sie einen Task, der automatisch von Signavio Process Manager ausgeführt wird.

Erstellen Sie einen Task, der automatisch vom Signavio Process Manager ausgeführt wird.

Verbinden Sie das Startevent mit dem Task und legen Sie den Status fest, auf den der Task Diagramme setzen soll:

Der Task wird den Diagrammstatus auf "in Bearbeitung" setzen.

Der Task wird den Diagrammstatus auf “in Bearbeitung” setzen.

Die entsprechenden Status können im Signavio Process Manager definiert werden. Wenn ein Task in Signavio Workflow Accelerator ausgeführt wurde, setzt Signavio Process Manager automatisch den richtigen Zustand für das Diagramm, für das der Freigabe-Workflow ausgeführt wird.

Nutzertasks erstellen und zuweisen

Nutzen Sie das interaktive Kontextmenü, um den ersten Nutzertask zu erstellen und benennen Sie den Task:

Verwenden Sie das interaktive Kontextmenü.

Der Task wird den Diagrammstatus auf “in Bearbeitung” setzen.

Verwenden Sie das interaktive Kontextmenü.

Benennen Sie den Task.

Verwenden Sie die +-Schaltfläche im Zuweisungs-Tab, um den Task einem oder mehreren Nutzer(n) zuzuweisen:

Weisen Sie den Task einem/mehreren Nutzer(n) zu.

Weisen Sie den Task einem/mehreren Nutzer(n) zu.

Wahlweise können Sie den Task auch einer Rolle zuweisen. Dies ist für die meisten Anwendungsszenarien empfehlenswert, da es die Freigabe-Workflowverwaltung erleichtert, falls es zahlreiche Process Owners und Prozessbeteiligte in verschieden Prozessen gibt.

Weisen Sie den Task einer Rolle zu.

Weisen Sie den Task einer Rolle zu.

Felder für zusätzliche Informationen hinzufügen

Wechseln Sie nun zum Formular-Tab . Hier können Sie verschiedene Felder auswählen, die Informationen über das freizugebende Diagramm enthalten:

Wählen Sie ein Formfeld aus.

Wählen Sie ein Formfeld aus.

Klicken Sie auf das jeweilige Feld, um es zu benennen und Einstellungen vorzunehmen:

Eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask könnte wie folgt aussehen:

So könnte eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask aussehen.

So könnte eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask aussehen.

Exklusive Gateways hinzufügen

Fügen Sie nun ein exklusives Gateway gefolgt von zwei Change state-Tasks hinzu:

ein exklusives Gateway, gefolgt von zwei Signavio-Tasks

ein exklusives Gateway, gefolgt von zwei Signavio-Tasks

Tasks benennen

Benennen Sie nun die Tasks und definieren Sie die Status, die durch die Tasks gesetzt werden sollen. Falls der Prozess darauf terminiert (beendet) werden soll, fügen Sie Endevents hinzu:

Fügen Sie Beschriftungen, Auslöser und Endevents hinzu.

Fügen Sie Beschriftungen, Auslöser und Endevents hinzu.

Das Gateway bildet eine Nutzerentscheidung ab. Während der Ausführung wird also der ausführende Nutzer des vorherigen Tasks entscheiden, welcher Folgetask ausgelöst werden soll.

Wenn Sie auf das Gateway klicken können Sie die Beschriftung des Dialogs festlegen, die dem ausführenden Nutzer vor dem Treffen der Entscheidung angezeigt wird. Die Information, wie sich eine Entscheidung auf den Prozessfluss auswirkt, wird angezeigt, sobald die jeweiligen weiterführenden Tasks gelabelt sind:

Legen Sie die Dialogbeschriftung fest.

Legen Sie die Dialogbeschriftung fest.

Legen Sie die Taskbeschriftung fest.

Legen Sie die Taskbeschriftung fest.

Es ist nun ersichtlich, wie der Workflow nach einer Entscheidung fortgeführt wird.

Es ist nun ersichtlich, wie der Workflow nach einer Entscheidung fortgeführt wird.

Automatische Entscheidungen festlegen

Alternativ können Entscheidungen automatisch getroffen werden.

Aktivieren Sie hierfür den Punkt Automatische Entscheidung und legen Sie die entsprechenden Entscheidungsbedingungen fest:

Entscheidungen in Freigabe-Workflows können auch automatisch getroffen werden.

Hinweis: In unserem Beispiel ist das Automatisieren der Freigabe nicht sinnvoll. Der Screenshot illustriert lediglich ein Beispiel, das in anderen Situation von Nutzen sein kann.

Prozess veröffentlichen

Sie haben nun Ihren ersten eigenen Freigabe-Workflow erstellt.

Klicken Sie auf Zum Ausführen veröffentlichen:

Klicken Sie auf "Veröffentlichen & starten".

Veröffentlichen Sie den Workflow.

Der neue Freigabe-Workflow kann nun im Explorer gestartet werden.

Die Freigabe-Workflow-Funkion deaktivieren

Um die Freigabe-Workflow-Funktion zu deaktivieren, öffnen Sie den Explorer und gehen Sie auf Setup - Freigabe-Workflows verwalten.

Klicken Sie im folgenden Verwaltungsdialog auf Deaktivieren:

Deaktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Bestätigen Sie nun die Deaktivierung:

Bestätigen Sie die Deaktivierung.

Bestätigen Sie die Deaktivierung.